Digital Workplace Conference: Skills for the (near) future: online collaboration and networking

Op 22/10 vond de derde Digital Workplace Conference plaats, georganiseerd door Guy Van Leemput (ValueIntranet) en Patrick Van Renterghem (IT Works Belgium) met medewerking van Bart Van Roey (ihop). Op het programma stonden talrijke sessies over digitaal en op afstand werken, met cases van o.a. Keolis, Thalys en AG Insurance. Afsluitende keynote was van Peter Hinssen.

Marjon Meijer van VOV Lerend Netwerk bezocht ook mijn expert sessie over online werken volgens de principes van S3 en schreef er een artikel over dat ik hieronder weergeef.

De conferentie kwam op een interessant moment: we kunnen terugkijken naar de resultaten en de lessen van de eerste lockdown, terwijl we een tweede ingaan. Wie daar een beetje droevig van werd, hoefde maar naar de pompende presentatie van Peter Hinssen te luisteren om weer moed te vatten (of die definitief te laten varen): “There is no before and after corona: we have to get comfortable not knowing.” Er komt geen nieuw normaal, we moeten ons voorbereiden op het never normal.

Hoe? Door snel te gaan, agile te zijn, creatief en innovatief te denken, netwerken te maken en – het allerbelangrijkst – te experimenteren. “We have to lower the cost of failure.” Zorgen voor psychologische veiligheid en openstaan voor nieuwe ideeën. Technologie is niet het magische antwoord, zegt Hinssen, technologie redt zich wel. De uitdaging zit bij het reskillen van mensen. 

‘Corona called our bluff’

Ja, die nieuwe skills kwamen ook terug in de sessies ervoor. En niet als modewoord of ledige term, maar heel concreet in de overgang naar de digitale werkplek.

Want: wat zijn de problemen als we kijken naar de resultaten na de eerste lockdown? Dave Geentjens van de Vlaamse Overheid zag drie fenomenen als hij naar zijn medewerkers keek. 1) de digitale skills worden niet automatisch aangeworven, 2) werk en leven vloeit in elkaar over en time management is dus cruciaal en 3) corona called our bluff, wat zoiets wil zeggen als: zelfs al probeerden we alles zo goed mogelijk te doen digitaal, door corona werd eens te meer duidelijk hoe belangrijk fysiek contact is.

Hinssen en Isabel De Clercq hadden tijdens de conferentie een klein twistpunt over de noodzaak van fysiek contact bij het werk (Hinssen zegt dat we niet helemaal zonder kunnen, De Clercq zegt dat we digitaal ook nabijheid kunnen creëren), maar eigenlijk is dat niet zo’n interessant vraagstuk. Het zou best kunnen dat (ook hier) mensen een verschillende nood en ervaring hebben. Bovendien hebben we geen perfect onderzoeksmateriaal, aangezien we de laatste tijd überhaupt veel minder mensen hebben mogen zien (en sommige mensen misschien net iets teveel) waardoor onze sociale boekhouding sowieso overhoop ligt.

Online collaborating skills

Interessanter zijn de vraagstukken waar het werk wél iets aan kan doen. Uit de verschillende sessies lijken er wat betreft digitale skills twee zaken naar voren te komen waar het leerpotentieel groot is: ten eerste het online samenwerken, ten tweede het online netwerken.

Tijdens de eerste lockdown hebben we geleerd om gefocust alleen te werken op een plek die niet ons kantoor is. Ook hebben we geleerd – pas op, dit kan een VOV-bubbel perceptie zijn – hoe we een goede online sessie geven en volgen in Zoom, Teams of een ander online platform.  Wat we nog niet goed onder de knie hebben, zo claimen Geentjens, De Clercq en ook Geert Nijs, is het online samenwerken en vooral het asynchroon samenwerken, waarbij we samen aan een project werken maar niet per se tegelijkertijd. Nijs stelt dat zolang we dit online samenwerken niet onder de knie krijgen, we blijven verzuipen in het werk – wat ook geen positief effect zal hebben op ons time management.

Meerstemmigheid

De Digital Workplace Conference geeft ons gelukkig handvatten om mee aan de slag te gaan. Zo geeft Dette van Zeeland een introductie in Sociocratie 3.0, een ‘sociale technologie’ om organisaties wendbaar en veerkrachtig te maken, gebaseerd op 7 principes: transparantie, effectiviteit, gelijkwaardigheid (iedereen die gevolgen ondervindt van een beslissing daar ook invloed op laten uitoefenen), continu verbeteren, consent, accountability en empirisme. Sociocratie 3.0 (of S3) zit vol slimme formats om meerstemmigheid aan bod te laten komen.

En dat maakt de werkwijze heel bruikbaar voor online meetings. “Het proces is zeer zichtbaar,” zegt van Zeeland. “Om tot consent te komen over een beslissing, vragen we iedereen middels een handgebaar – een duim, een open hand of een wiebelende hand – aan te geven of ze het er respectievelijk mee eens zijn (of ze het ‘goed genoeg’ vinden, in S3 terminologie), of ze een bezwaar hebben, of dat ze een bezorgdheid hebben.” Doordat ze dit live ook al doen, is dit heel gemakkelijk te vertalen naar de online setting. ”En ook daar geven we iedereen voldoende bedenktijd. We laten onze handen pas zien als iedereen klaar is.” Denk aan het type-wait-send principe bij de chatvragen, om onderlinge beïnvloeding te voorkomen.

Nog S3 tips voor online meetings: “Neem de rol van de facilitator serieus en vraag bevestiging voor dat mandaat bij het begin van de meeting. Sla geen stemmen over, laat telkens iemand anders beginnen. Laat mensen ook zelf het woord doorgeven aan elkaar. Zo wordt het proces iets van de hele groep. En als iemand het moeilijk vindt om zijn punt te maken, laat de groep helpen. Doe check-ins, doe rondjes, verdeel de rollen.” S3 kadert in een transitie naar een nieuw soort leiderschap en governance, waarbij vertrouwen, collectieve intelligentie en gedeeld eigenaarschap centraal staan. “Toch kan het ook werken in teams binnen grote hiërarchisch gestructureerde organisaties. Het kan een begin zijn van die transitie,” zegt van Zeeland.

Kennisdeling

Ook Geert Nijs is een believer als het gaat om collectieve intelligentie. “De meeste discussies zijn zo slim als de slimste persoon in de groep. Bij een goede leerervaring bouw je op elkaars kennis en kom je verder.” En dat hebben we online nog niet in de vingers. Nijs noemt leercirkels en brainwriting als oefeningen om hiermee aan de slag te gaan. Bij leercirkels (de Working Out Loud circles van John Stepper zijn hier ook een voorbeeld van) delen mensen in een groep (dit hoeven geen mensen te zijn die dagelijks samenwerken) een individuele leerdoelstelling, die ze in stukjes hakken om binnen zeven weken te bereiken. Die groep komt wekelijks een uur samen om de vorderingen te bespreken.

Werkpunt hier is volgens Nijs het gebruik van de tools die voorhanden zijn. “En dan niet per se het technisch gebruik, maar het gedrag dat je vertoont in de tool. Veel mensen hebben bijvoorbeeld niet door hoe je een conversatie in Teams doet. Je brengt daar best één boodschap, alsof je praat. Mensen die ermee beginnen werken, zetten er vaak hele emails in.” Dave Geentjens geeft het voorbeeld van het gebruik van sociale media voor het werk, iets heel anders dan privégebruik van sociale media. Om dat tegen te gaan stelt Nijs voor te werken met leermeesters, digital natives die de immigrants wegwijs maken in het gebruik van de tool.

Netwerking

En dan de online netwerkmogelijkheden. Ze zijn er! Ook op deze conferentie waren de interactieve sessies waar iedereen zijn camera aan had en werd gevraagd het woord te nemen, een welkome afwisseling tussen het meer eenrichtingsverkeer van de andere sessies. Isabel De Clercq leidde een van deze interactieve sessies: “Ik stelde twee vragen waar iedereen in een minuut stilte de kans kreeg om over na te denken. Daarna vroeg ik gericht mensen zich te unmuten en hun antwoord toe te lichten. Het was heel fijn dat mensen zich kwetsbaar durfden opstellen.” “Als je de hele dag volpropt met plenaire sessies door sprekers, dan ontbreekt het communitygevoel,” zegt ook Dette van Zeeland. “Iedereen heeft iets in te brengen en dat kun je op zeer veel manieren faciliteren. Daarnaast vind ik het maken van kleinere groepen in breakouts ook wel een voorwaarde voor verbinding.”

Los van de sessies biedt het platform Whova, waarop de conferentie georganiseerd werd, ook de mogelijkheid een profiel aan te maken en met elkaar in gesprek te gaan. Het platform blijft openstaan om ook daarna – asynchroon – met elkaar door te netwerken of kennis te delen. Daar werd gebruik van gemaakt, zij het beperkt. Maar dat ligt dus niet aan de technologie.