Hoe kan ik weten of mijn medewerkers eigenaarschap opnemen in een virtuele werkomgeving?

Welke handvaten kan ik als leidinggevende inzetten om vertrouwen te kunnen geven en medewerkers te helpen in zelfdiscipline en eigenaarschap? 

Een vraag die deze week op meerdere plekken tegelijk op tafel kwam, so to speak. Ik dacht erover na met peers en merkte dat ik er wel wat energie voor had. Om deze vraag te beantwoorden hanteer ik de algemene basisregel: Wat kun je zélf doen? Als leidinggevende, Scrum Master of Teamlead? Als leider nieuwe stijl.

1. Coach op resultaten

Je kan coachen op resultaten, ipv te controleren op uren en online beschikbaarheid. Dit vraagt om duidelijke doelen, om een heldere ‘definition of done’ en goede evaluatiecriteria, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt. Deze afspraken leg je niet op, je maakt ze sámen mét je team, in consent, zodat ze gedragen zijn.

2. Bouw routines in

Spreek een routine af, bv een dagelijks korte rapportage, waarin iedereen aangeeft wat hij/zij heeft gedaan, die dag gaat doen en waar hij/zij tegenaan loopt of hulp bij nodig heeft. Dat kan asynchroon door het te noteren tegen een bepaald tijdstip of het kan in een korte online meeting besproken worden. Hiervoor helpen dan enkele basisregels, zoals: niet onderbreken, verklarende vragen stellen, enkel feedback geven op vraag.

3. Besteed aandacht aan zelfreflectie

Maak regelmatig tijd voor zelfreflectie. Vraag iedereen om af en toe stil te staan bij de eigen manier van werken en het samenwerken, door na te gaan: is mijn gedrag de best mogelijke bijdrage aan ons project, onze samenwerking etc.? Wat kan ik nog doen/anders doen? (Artful Participation). Nodig uit om dit te doen, bv 5’ tijdens een teamoverleg en vraag om hierover iets te delen. En doe het zelf ook!

4. Maak het werk transparant

Maak het werk van het team en de leden transparant en visibel, bv door te werken met toegankelijke en overzichtelijke backlogs, waarin je samen het werk prioriteert, de status bespreekt en logt. Zodat de resultaten ook samen gevierd kunnen worden en conclusies en afspraken beschikbaar blijven. Een mooi voorbeeld hiervan ontdek je in deze video van iLean. 

5. Wees betrokken en uitnodigend

Toon je betrokkenheid en vraag actief naar de gekozen aanpak en strategieën voor taken. Nodig uit om voorstellen en verbeteringen van de samenwerking te doen. Creëer spreektijd om perspectieven en visies naar voren te brengen en geef de ruimte om proactief te zijn. Met andere woorden, nodig uit om eigenaarschap op te nemen en leun zelf een beetje naar achteren.

6. Hou de dialoog open

Hou de dialoog open. Spreek verbindend en in ik boodschappen, zeker als je bepaalde gedragingen niet begrijpt. Vermijd alles dat neigt naar een verwijt, oordeel of interpretatie. Vraag in plaats daarvan om verduidelijking, vraag wat de intentie is achter het gedrag. Toon daarbij ook je eigen kwetsbaarheid. Daarmee nodig je anderen uit om volledig zichzelf te zijn. Zo creëer je emotionele veiligheid. Geuite emoties kunnen vervolgens gereguleerd worden, dat is ook een vorm van eigenaarschap opnemen.

7. Zorg voor evaluatiemomenten

Zorg voor voldoende feedback mogelijkheden. Laat medewerkers samen reflecteren op opgenomen taken en op de samenwerking. Maak de drempel lager door de betrokkene zelf te laten starten met het uiten van waarderingen, die vervolgens door de anderen worden aangevuld. Hetzelfde proces doorloop je met verbetersuggesties. Maak dan samen een ontwikkelplan, waar je regelmatig naar terugkijkt (Peer Review).Deze oefening kun je doen rond persoonlijk functioneren maar evengoed op teamniveau. 

Al bovenstaande tips kun je online voorzien, mits in acht neming van enkele basisregels bij online vergaderen. Ik ben ervan overtuigd dat deze hulpmiddelen je een duidelijk zicht geven op het eigenaarschap van je medewerkers. Vaak is het er wel, maar ontbreken de structuren om het in beeld te brengen. Zo zet je een situatie die voor iedereen frustrerend is om in een waarderende cultuur, waarin samenwerken op basis van vertrouwen een plaats kan krijgen. 

Bovengenoemde praktijken komen uit Sociocratie 3.0 en Verbindende Communicatie. In mijn begeleidingen pas ik ze automatisch toe. Wil je aan de slag met deze processen? Het loont om ze eens voorgedaan te zien worden. Ik faciliteer jullie graag en hoop als kleine zelfstandige de komende tijd meer online opdrachten te kunnen doen. 

Ik ben ook heel nieuwsgierig naar jullie best practices. 
Hoe pakken jullie het aan?

Succes!
Bedankt voor je aandacht, zorg goed voor jezelf en elkaar,

Dette van Zeeland, organisatie & teamcoach bij Golven Maken, www.golvenmaken.be